.svg)
الإيقاف القانوني هو توجيه يعمل على تعليق جداول إتلاف وحفظ المستندات المعتادة لسجلات محددة بمجرد توقع حدوث تقاضٍ أو تحقيق أو تدقيق بشكل معقول، مما يؤدي إلى تجاوز سياسات الحذف الروتينية للحفاظ على كل ما هو ذو صلة حتى يتم رفع الإيقاف رسميًا.
تعتمد كل مؤسسة على جداول حفظ، حيث يتم حذف المستندات والأصول أو نقلها للتخلص منها وفق جدول زمني محدد ومخطط له. يعمل الإيقاف القانوني على تعليق هذا الجدول الزمني لسجلات معينة في اللحظة التي يصبح فيها التقاضي أو التحقيق أو مذكرات الاستدعاء أو الاستفسارات التنظيمية متوقعة بشكل معقول. ومن تلك اللحظة، تنعكس القاعدة القياسية: يجب الحفاظ على أي شيء قد يكون ذا صلة تمامًا كما هو، بما في ذلك منع الحذف، حتى يتم رفع الإيقاف رسميًا، بغض النظر عما ينص عليه جدول الحفظ العادي.
يجب أن يكون الإيقاف قابلاً للتنفيذ، وليس مجرد مذكرة تطلب من الأشخاص عدم حذف الأشياء. وهذا يعني أن المنصة التي تحتفظ بالمحتوى يجب أن تكون قادرة على قفل مستندات أو أصول محددة أو محتوى خاص بأشخاص معينين لمنع الحذف أو التعديل، بما في ذلك تجاوز قواعد الحفظ الآلية، مع القدرة على إثبات تطبيق الإيقاف، والسجلات التي شملها، وتوقيت ذلك. كما أن النطاق مهم أيضًا: عادة ما تكون إجراءات الإيقاف أوسع من مجرد مستند واحد، وغالبًا ما تغطي كل المحتوى المرتبط بشخص أو مشروع أو نطاق زمني معين، وهو ما يتطلب قدرات بحث وتحديد دقيقة، وليس مجرد مفتاح قفل بسيط.
يُطلق على الفشل في الحفاظ على السجلات الخاضعة لإيقاف قانوني سارٍ اسم "إتلاف الأدلة" (spoliation)، وتتعامل المحاكم مع هذا الأمر بجدية بالغة، حيث تفرض عقوبات، وتصدر تعليمات استنتاجية معاكسة (حيث يوجه القاضي هيئة المحلفين لافتراض أن الأدلة المحذوفة كانت غير مواتية)، وفي الحالات الشديدة، قد تصل العقوبات إلى حسم القضية. نادرًا ما يكون هذا الفشل متعمدًا؛ وعادة ما يحدث بسبب استمرار سياسة الحفظ في العمل في الخلفية لأن أحداً لم يربطها بالإيقاف، أو بسبب وجود محتوى في نظام لم يكن الفريق القانوني على علم بضرورة قفله.
تتيح ioMoVo للمسؤولين فرض إيقاف قانوني قابل للتنفيذ على أصول أو مستندات محددة أو على محتوى كامل خاص بأشخاص معينين، مما يؤدي إلى تجاوز سياسات الحفظ ودورة الحياة الآلية حتى يتم رفع الإيقاف، مع توفير سجل تدقيق كامل وغير قابل للتعديل يثبت ما تم إيقافه، ومتى، ومن قبل من. طالع صفحة الامتثال في ioMoVo.
عادة ما يكون المستشار القانوني، بناءً على الوقت الذي يصبح فيه التقاضي أو التحقيق متوقعًا بشكل معقول، وليس بالضرورة عند رفع دعوى قضائية فعليًا. إن انتظار رفع الدعوى رسميًا يعد خطأً شائعًا ومكلفًا.
قد يشكل ذلك إتلافًا للأدلة، وهو ما يمكن للمحاكم أن تفرض عقوبات بشأنه، بما في ذلك تعليمات استنتاجية معاكسة أو عقوبات قد تؤدي إلى حسم القضية، حتى لو كان الحذف عرضيًا أو آليًا.