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Una retención legal es una directiva que suspende los programas habituales de destrucción y conservación de documentos para registros específicos una vez que se prevé razonablemente un litigio, una investigación o una auditoría, anulando las políticas de eliminación rutinarias para preservar todo lo relevante hasta que la retención se levante formalmente.
Toda organización funciona con programas de conservación; los documentos y activos se eliminan o se envían a disposición final en un plazo determinado, por diseño. Una retención legal suspende ese plazo para registros específicos en el momento en que un litigio, una investigación, una citación o una consulta reglamentaria se vuelve razonablemente previsible. A partir de ese punto, la regla estándar se invierte: todo lo potencialmente relevante debe conservarse exactamente como está, incluida la eliminación, hasta que la retención se levante formalmente, independientemente de lo que indique el programa de conservación normal.
Una retención debe ser ejecutable, no solo un memorando pidiendo a las personas que no eliminen cosas. Esto significa que la plataforma que contiene el contenido puede bloquear documentos, activos o el contenido completo de los custodios contra la eliminación o modificación, incluyendo la anulación de reglas de conservación automatizadas, y puede probar que la retención se aplicó, a qué registros y cuándo. El alcance también importa: las retenciones suelen ser más amplias que un solo documento, a menudo cubren todo el contenido vinculado a una persona, proyecto o rango de fechas, lo que requiere capacidad de búsqueda e identificación, no solo un interruptor de bloqueo.
No preservar los registros bajo una retención legal válida se denomina expoliación, y los tribunales lo tratan con seriedad: sanciones, instrucciones de inferencia adversa (donde un juez le dice a un jurado que asuma que la evidencia eliminada era desfavorable) y, en casos graves, sanciones que pueden decidir el caso. El fallo rara vez es intencional; suele ser una política de conservación que siguió ejecutándose en segundo plano porque nadie la vinculó a la retención, o contenido que reside en un sistema que el equipo legal no sabía que debía bloquear.
ioMoVo permite a los administradores aplicar retenciones ejecutables sobre activos, documentos o el contenido completo de los custodios, anulando las políticas automatizadas de conservación y ciclo de vida hasta que se levanten, con una pista de auditoría completa e inmutable que prueba qué se retuvo, cuándo y por quién. Consulte la página de cumplimiento de ioMoVo.
Normalmente el asesor legal, basándose en cuándo un litigio o una investigación se vuelve razonablemente previsible, no necesariamente cuando se presenta una demanda. Esperar a la presentación formal es un error común y costoso.
Puede constituir expoliación de pruebas, lo cual los tribunales pueden sancionar, incluyendo instrucciones de inferencia adversa o sanciones que pueden decidir el caso, incluso si la eliminación fue accidental o automatizada.