.svg)
إدارة الوثائق الحكومية هي عملية التحكم في تخزين واسترجاع وإدارة دورة حياة سجلات القطاع العام وفقاً للمتطلبات القانونية، والتي تشمل: جداول الاحتفاظ بالسجلات، والتزامات الاستجابة لقوانين السجلات العامة وقوانين حرية المعلومات (FOIA)، وتصنيفات الأمان، وبشكل متزايد، تفويضات سيادة البيانات التي تحدد أماكن تواجد السجلات فعلياً ومن يحق له تشغيل البنية التحتية الخاصة بها.
الاحتفاظ بالسجلات هو قانون وليس مجرد سياسة: فهناك جداول زمنية لكل فئة من السجلات، وعمليات إتلاف موثقة، وإجراءات تعليق قانوني لها الأولوية على كل شيء. وفي المقابل، تفرض التزامات الشفافية على الهيئات ضرورة العثور على السجلات المطلوبة وتقديمها ضمن مواعيد نهائية قانونية، مما يجعل البحث في النصوص الكاملة وتقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) عبر عقود من الوثائق الممسوحة ضوئياً ضرورة تشغيلية لا مجرد ميزة إضافية. كما يخضع الوصول إلى السجلات لمستويات التصريح والأدوار الوظيفية، مع وجود سجلات تدقيق كاملة توضح من اطلع على ماذا.
لا تستطيع العديد من الهيئات وضع سجلاتها في سحابة تجارية مشتركة على الإطلاق؛ حيث تتراوح المتطلبات من السحابة المخصصة للمجتمع الحكومي إلى الأنظمة المحلية أو حتى الأنظمة المعزولة تماماً عن أي اتصال خارجي. وتعد تقنيات التعرف الضوئي على الحروف (OCR) متعددة اللغات والترجمة أمراً حيوياً للهيئات التي تتعامل مع مواد دولية. كما أن واقع المشتريات، والشهادات، وتصاريح المنشآت، وآليات التعاقد، تلعب دوراً في تحديد قائمة الموردين المعتمدين بقدر ما تلعبه الميزات التقنية.
تخدم ioMoVo الأرشيفات الحكومية من خلال تقنيات التعرف الضوئي على الحروف (OCR) متعددة اللغات والبحث المدعوم بالذكاء الاصطناعي، والتحكم في الوصول القائم على التصنيف، وسجلات التدقيق، والنشر في بيئات معزولة تماماً، وهو ما تم إثباته في مشروع سيادي وطني بحجم 250 تيرابايت. طالع صفحة ioMoVo الحكومية.
هو جدول ملزم قانوناً يحدد المدة التي يجب خلالها الاحتفاظ بكل فئة من السجلات وكيفية التخلص منها، وهو الركيزة الأساسية التي يجب أن يفرضها أي نظام لإدارة الوثائق الحكومية (DMS) تلقائياً.
يعتمد ذلك على الولاية القضائية وتصنيف السجلات؛ حيث تتنوع الخيارات من السحابات الحكومية المعتمدة إلى المتطلبات التي تفرض الاستضافة المحلية أو الأنظمة المعزولة.