ما هو نظام إدارة المستندات الرقمية؟

التحول الرقمي: مسار رقمنة المستندات

تدخل المستندات الورقية عبر المسح الضوئي؛ ثم تقوم تقنية OCR بتحويل الصور إلى نصوص قابلة للبحث، بما في ذلك المستندات متعددة اللغات أو التالفة؛ وتحدد نماذج التصنيف ماهية كل مستند وتخزنه مع البيانات الوصفية الصحيحة، وفئة الاحتفاظ، وصلاحيات الوصول. مقياس النجاح ليس عدد الصفحات الممسوحة ضوئياً بل سهولة استرجاعها، فالأرشيف الرقمي الذي لا يمكن البحث فيه ليس سوى تغيير لشكل خزانة الملفات.

ما الذي يغيره التحول الرقمي في العمليات

ينخفض وقت الاسترجاع من دقائق أو أيام إلى ثوانٍ؛ ويمكن للمستندات أن تكون في مكانين في وقت واحد (لا مزيد من الملفات الورقية المستعارة)؛ ويتم تنفيذ سياسات الاحتفاظ والتخلص تلقائياً بدلاً من عمليات التنظيف السنوية؛ كما تسجل مسارات التدقيق كل عملية وصول تلقائياً. يتم استبدال المخاطر المادية كالحرائق والفيضانات وسوء التصنيف بمخاطر رقمية يمكن إدارتها: التحكم في الوصول، والنسخ الاحتياطي، والتحقق من سلامة البيانات.

كيف تتعامل ioMoVo مع هذا الأمر

تتولى ioMoVo جانبي التحول، بدءاً من تقنية OCR عالية الدقة ومتعددة اللغات للمسح الضوئي للسجلات القديمة، وصولاً إلى إدارة دورة حياة المستندات التي أُنشئت رقمياً بالكامل، مع إمكانية النشر محلياً (on-premises) في الحالات التي لا يُسمح فيها بخروج السجلات من المبنى. طالع صفحة إدارة المستندات من ioMoVo.