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Un sistema de gestión documental digital administra documentos en formato digital de principio a fin, tanto archivos creados digitalmente como registros en papel convertidos mediante escaneo y OCR, sustituyendo los archivadores y las unidades compartidas por un repositorio con permisos controlados y capacidad de búsqueda, donde cada documento cuenta con una única copia autorizada y versionada.
El papel se introduce mediante escaneo; el OCR convierte las imágenes en texto buscable, incluyendo documentos multilingües o deteriorados; los modelos de clasificación identifican cada documento y lo archivan con los metadatos, la clase de retención y los permisos correctos. El éxito no se mide por las páginas escaneadas, sino por la capacidad de recuperación: un archivo digitalizado que nadie puede buscar solo ha cambiado la forma del archivador.
El tiempo de recuperación se reduce de minutos o días a segundos; los documentos pueden estar en dos lugares a la vez (se acabó el tener archivos en papel retirados); la retención y eliminación se ejecutan según políticas en lugar de limpiezas anuales; y las pistas de auditoría registran cada acceso automáticamente. Los riesgos físicos, como incendios, inundaciones o errores de archivo, se sustituyen por riesgos digitales gestionables: control de acceso, copias de seguridad y verificación de integridad.
ioMoVo gestiona ambas partes de la transición: OCR multilingüe de alta precisión para escaneos heredados y gobernanza del ciclo de vida completo para documentos creados digitalmente, con posibilidad de despliegue local cuando los registros no pueden salir de las instalaciones. Consulte la página de gestión documental de ioMoVo.
El escaneo produce una imagen; la digitalización la hace utilizable mediante texto OCR, metadatos, clasificación y reglas de retención. El segundo paso es donde la mayoría de los proyectos invierten menos de lo necesario.
Solo si su calendario de retención y su jurisdicción lo permiten; algunas clases de registros requieren legalmente la conservación del original. Verifique antes de destruir.