.svg)
تدقيق المحتوى السنوي هو مراجعة دورية لمكتبة الأصول الرقمية تغطي الاستخدام (ما يتم إعادة استخدامه فعلياً مقابل ما يتم تجاهله)، وحالة الحقوق (التراخيص التي انتهت أو أوشكت على الانتهاء)، والتكرار، واتساق التصنيف، مما ينتج عنه قائمة للتنظيف والتخطيط بدلاً من مجرد تقرير عن الحالة.
يفحص التدقيق السنوي عادةً الاستخدام (الأصول التي تم تنزيلها أو نشرها أو إعادة استخدامها فعلياً، وتلك التي ظلت دون استخدام)، وحالة الحقوق (التراخيص التي انتهت أو أوشكت على الانتهاء، والمحتوى المستخدم بعد انتهاء الفترة المسموح بها)، والتكرار (الأصول المتطابقة تقريباً التي تم إنتاجها بشكل منفصل لعدم العثور على النسخ الأصلية)، وانحراف التصنيف (العلامات والفئات التي أصبحت غير متسقة نتيجة تطبيقها من قبل أشخاص مختلفين على مدار العام). المخرجات هي قائمة للتنظيف والتخطيط، وليست مجرد تقرير.
تتراكم الانحرافات في مكتبات المحتوى باستمرار، ويستخدم المساهمون الجدد عادات وسم مختلفة، وتنتهي فترات الحقوق بهدوء، ويستمر المحتوى غير المستخدم في استهلاك تكاليف التخزين دون أن يقرر أحد الاحتفاظ به. إن الالتزام السنوي الثابت يفرض إجراء المراجعة بغض النظر عما إذا كان هناك من يطلبها، مما يساعد في اكتشاف مخاطر الحقوق والهدر قبل أن تتفاقم لعام آخر.
يعتمد سهولة التدقيق على تقارير المنصة: تحليلات الاستخدام لكل أصل، وتنبيهات انتهاء صلاحية الحقوق التلقائية، والتكرارات التي يحددها الذكاء الاصطناعي تحول التدقيق السنوي إلى مراجعة تقارير بدلاً من البحث اليدوي في الأرشيف. المكتبات التي تفتقر إلى هذه الأدوات تحول التدقيق نفسه إلى مشروع يدوي يستغرق أسابيع، وهو السبب عادةً في عدم إجرائه على الإطلاق.
تتتبع ioMoVo الاستخدام لكل أصل، وتحدد الحقوق التي انتهت أو أوشكت على الانتهاء، وتكشف عن التكرارات المحتملة تلقائياً، مما يحول تدقيق المحتوى السنوي إلى مراجعة تقارير بدلاً من البحث اليدوي في الأرشيف. اطلع على صفحة منصة ioMoVo.
مع وجود تحليلات الاستخدام، وتنبيهات انتهاء صلاحية الحقوق، وأدوات كشف التكرار، يمكن أن تستغرق المراجعة أياماً بدلاً من أسابيع؛ وبدون هذه الأدوات، يصبح المشروع يدوياً وأكبر بكثير.
المحتوى غير المستخدم: جزء كبير من أصول معظم المكتبات لم يتم إعادة استخدامه أبداً بعد النشر الأولي، وهو عادةً أقوى حجة لتصنيف الأرشيف وتحسين أدوات الاكتشاف.