.svg)
إدارة مستندات الخدمات المالية هي المعالجة الخاضعة للرقابة للمستندات التي تُنظم أعمال البنوك، وشركات التأمين، ومديري الأصول، والمقرضين، بما في ذلك سجلات الحسابات، وملفات "اعرف عميلك" (KYC)، والاتفاقيات، والإفصاحات، والمراسلات، وذلك وفقاً لقواعد الاحتفاظ الصادرة عن جهات تنظيمية مثل هيئة الأوراق المالية والبورصات (SEC)، وهيئة تنظيم الصناعة المالية (FINRA)، ومكتب مراقب العملة (OCC)، مع وجود مسارات تدقيق تثبت من اطلع على ماذا، وضوابط تحافظ على بقاء البيانات المالية للعملاء ضمن النطاقات المعتمدة.
قواعد الاحتفاظ إلزامية: حيث يتم الاحتفاظ بفئات محددة من السجلات لفترات محددة، وبعضها يُحفظ على وسائط تخزين غير قابلة للتعديل (بنمط WORM)، مع التخلص منها بشكل قانوني بعد انتهاء المدة. تعني الرقابة والفحص أن الجهات التنظيمية يمكنها طلب السجلات في مواعيد نهائية، مما يجعل البحث عبر عقود من المواد، بما في ذلك الملفات القديمة الممسوحة ضوئياً، قدرة أساسية للجاهزية للفحص. يجب تسجيل كل عملية وصول؛ كما يجب أن تتجاوز إجراءات الحجز القانوني قواعد الاحتفاظ فوراً وبشكل قابل للإثبات.
تتعامل المؤسسات المالية مع أحجام مستندات تجعل الحوكمة اليدوية أمراً مستحيلاً: ملايين ملفات العملاء، والمراسلات اليومية، وكشوف الحسابات، والشيكات المصورة. الأنظمة الفعالة هي التي تجمع بين التعرف الضوئي على الحروف (OCR) عبر الأرشيفات القديمة، والتصنيف المدعوم بالذكاء الاصطناعي لضمان أرشفة المستندات في فئة الاحتفاظ الصحيحة تلقائياً، والوصول الدقيق وفق مبدأ "أقل صلاحيات ممكنة"، ونماذج نشر (سحابة خاصة أو داخل مقر المؤسسة) تلبي سياسات المؤسسة المتعلقة بمكان إقامة البيانات ومخاطر الطرف الثالث.
توفر ioMoVo للمؤسسات المالية مستودعات مستندات مصنفة وقابلة للبحث ومسجلة في سجلات التدقيق، مع ميزة التعرف الضوئي على الحروف (OCR) متعدد اللغات، والتصنيف التلقائي للاحتفاظ، والحجز القانوني، وإمكانية النشر داخل البنية التحتية للمؤسسة حيثما تقتضي سياسة بيانات العملاء ذلك. طالع صفحة إدارة مستندات ioMoVo.
هو تخزين من نوع "الكتابة لمرة واحدة والقراءة لمرات متعددة" (Write-once-read-many) الذي يمنع التعديل، وهو مطلوب لسجلات معينة لشركات الوساطة بموجب القاعدة 17a-4 الصادرة عن هيئة الأوراق المالية والبورصات (SEC) وقواعد مماثلة في أماكن أخرى.
تختلف المدة حسب فئة السجل والجهة التنظيمية، وعادة ما تتراوح بين ثلاث إلى سبع سنوات، وتطول المدة لبعض الفئات الأخرى. يجب أن تفرض الأنظمة جداول زمنية لكل فئة، وليس لكل مجلد.