لماذا تختار إدارة الأصول الرقمية للأرشفة؟ 5 أسباب تستحق النظر

لقد تغير نهجنا في الحفاظ على التاريخ. لم تعد هناك حاجة لإخفاء النسخ الورقية أو تكديسها في صناديق أو تركها عرضة للغبار. بدلاً من ذلك، نقوم بتحويل السجلات إلى صيغ رقمية ونستثمر في الأرشيفات الرقمية لضمان أمنها. هذا هو مستقبل الأرشفة والحفظ (بل هو حاضرها في الواقع).

ولكن ما هي الأرشفة الرقمية ولماذا تعد مهمة؟ دعونا نكتشف ذلك.

لماذا تعتبر أرشفة المستندات مهمة؟

تعني أرشفة المستندات تخزين معلوماتك القديمة (سواء كانت رقمية أو ورقية) في مكان آمن.

هناك عدة أسباب تجعلها مهمة:

• تمنع فقدان البيانات
• تضمن وصول الأشخاص المخولين فقط إلى المستندات المناسبة
• تحافظ على تنظيم المستندات وسهولة الوصول إليها
• توفر مساحة تخزين قيمة في مكتبك وعلى خادمك
• تضمن امتثال عملك لمتطلبات التدقيق القانوني

لماذا نستخدم إدارة الأصول الرقمية (DAM) للأرشفة؟

على الرغم من وجود طرق عديدة لأرشفة بياناتك، إلا أن نظام إدارة الأصول الرقمية (DAM) يعد أحد أكثر الحلول ابتكاراً وتطوراً، فهو لا يساعدك فقط على أرشفة بياناتك بشكل آمن، بل يساعدك أيضاً على صيانتها لفترة طويلة. إليك سبب اختيارك لنظام DAM لأرشفة ملفاتك:

1. بيانات منظمة بشكل جيد

عند أرشفة المستندات بشكل صحيح، سيتمكن موظفوك من الوصول بسهولة وأمان إلى المعلومات التي يحتاجونها، مما يقلل من وقت التوقف عن العمل والتأخير.

تختار العديد من الشركات تخزين سجلاتها وصيانتها واسترجاعها باستخدام برامج إدارة السجلات.

تتمتع برامج إدارة السجلات مثل ioMoVo بالعديد من المزايا، مثل:

• يمكنك عرض المستندات الرقمية بسهولة من أي مكان يتوفر فيه اتصال بالإنترنت.
• يمكنك تلقي إشعارات فورية عندما يقوم الموظفون بالوصول إلى مستند أو تعديله أو طلب استرجاعه.

2. قدرات بحث متطورة

يصبح الحفاظ على التنظيم أكثر صعوبة مع زيادة حجم أصولك في مجموعاتك الرقمية الضخمة. يتميز نظام DAM بميزات بحث متقدمة تتيح للمستخدمين البحث عن الأصول باستخدام الكلمات المفتاحية والتواريخ ومعايير أخرى. حتى مع وجود ملايين الأصول، فإن العثور على ما تبحث عنه أصبح سهلاً بمجرد إدخال كلمة مفتاحية وتضييق نطاق البحث باستخدام الفلاتر. لا تمنح هذه الخصائص في نظام DAM الشركات الثقة في إدارة أرشيفاتها الرقمية فحسب، بل توفر أيضاً تجربة موحدة للمستخدمين الباحثين عن المعلومات.

3. تعزيز الأمان—ضمان وصول الأشخاص المخولين فقط إلى المستندات المناسبة

عند أرشفة المستندات رقمياً، يمكنك حمايتها بكلمة مرور لضمان عدم وصول إليها سوى أشخاص محددين. وتعمل أنظمة إدارة المستندات على تتبع من قام بعرض الملفات أو تعديلها أو حذفها، كما توفر تحديثات فورية حول هذه الأنشطة.

تعد الملفات الورقية المؤرشفة أكثر أماناً، حيث تضمن شركة إدارة المستندات التي تتعامل معها عدم وصول أي شخص إليها باستثناء الموظفين المصرح لهم بذلك. حيث تقوم الشركة بسحب البيانات من التخزين وتسليمها يدوياً إلى موظف محدد داخل مؤسستك.

ومع ذلك، في حال حدوث الأسوأ وتعرضت شركتك لكارثة طبيعية أدت إلى ضياع جميع سجلاتك الورقية، سيكون نظام إدارة المستندات الإلكتروني مثل ioMoVo عنصراً حاسماً في عملية استعادة البيانات.

4. مرونة صلاحيات الوصول

بفضل مرونة أنظمة إدارة الأصول الرقمية (DAM) القائمة على السحابة، يمكن الوصول إلى الأرشيفات الرقمية من أي مكان في العالم وفي أي وقت، ولكن لا ينبغي أن يتمتع الجميع بنفس مستويات الصلاحيات. تتيح هذه الأنظمة للمؤسسات إنشاء عدد غير محدود من مجموعات المستخدمين وتخصيص حقوقهم ومستويات وصولهم، بما في ذلك القدرة على الوصول إلى مجموعات معينة من الأصول ومشاركتها وتنزيلها. يمنح هذا مالك النظام تحكماً كاملاً في من يمكنه رؤية وتنزيل الملفات، مع تتبع دقيق لموعد الوصول إلى الأصول ومن قام بذلك. كما يمكن مشاركة الأصول بأمان مع غير المستخدمين عبر معرض ويب أو بوابة ذات علامة تجارية، مما يسمح لهم بعرض وتنزيل الملفات التي يحتاجونها.

5. لا مزيد من فقدان البيانات

قد يؤدي فقدان البيانات المهمة إلى تداعيات كبيرة على شركتك:

• انخفاض الإنتاجية—قد تستغرق عملية استعادة الملفات المفقودة ساعات أو أياماً، مما يعطل سير عمل موظفيك. وكلما زاد عدد المستندات التي تفقدها، زاد وقت التوقف الذي ستعاني منه شركتك.
• فقدان ثقة العملاء—إذا فقدت ملفات تحتوي على معلومات شخصية لعملائك أو تعرضت للسرقة، فلن يؤثر ذلك على علاقتك بهؤلاء العملاء فحسب، بل قد تواجه أيضاً عقوبات قاسية.
• مخالفة القانون—في حال فقدان معلومات حساسة أو وصول أشخاص غير مصرح لهم إليها، فقد تكون أنت أو شركتك في حالة انتهاك للائحة العامة لحماية البيانات (GDPR). وقد تترتب على ذلك عواقب وخيمة، بما في ذلك الملاحقة الجنائية وفرض غرامات باهظة.

أسهل طريقة لمنع حدوث ذلك هي تأمين مستنداتك عن طريق أرشفتها باستخدام نظام موثوق لإدارة الأصول الرقمية للأرشيف، مثل ioMoVo.  

توفر ioMoVo ميزات أرشفة تضمن سهولة الوصول إلى المستندات لأغراض تجارية أو قانونية أو لأغراض التدقيق. كما تقدم خدمة أرشفة وتخزين وإدارة سجلات عالية الأمان. 

يمكنك معرفة المزيد حول اختيار نظام أرشفة موثوق لإدارة الأصول الرقمية هنا أو ببساطة سجل مجاناً.  

تركز إدارة الأصول المؤرشفة في ioMoVo على حفظ الوسائط والمعلومات لإنشاء مكتبات أرشيفية طويلة الأمد.  

لمزيد من التفاصيل، تفضل بزيارتنا في معرض NAB في لاس فيغاس، وسنقدم لك الحل شخصياً، مما يمنحك نظرة ثاقبة على التقنية التي تستخدمها ioMoVo للتعامل مع المشكلات الحرجة في العالم الرقمي. يمكنك أيضاً تواصل معنا، وسيقدم لك فريقنا عرضاً توضيحياً مجانياً.