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La optimización de flujos de trabajo es la mejora sistemática de un proceso empresarial mediante la eliminación de pasos redundantes, la automatización de tareas manuales y la supresión de cuellos de botella, todo ello medido a través del tiempo de ciclo, la tasa de error y el coste por resultado. Comienza por mapear cómo fluye el trabajo realmente, no cómo dice el organigrama que debería fluir.
Mapear el proceso actual de principio a fin, medir dónde se invierte el tiempo realmente (las colas de aprobación y las transferencias suelen ser lo que más tiempo consume, no el trabajo en sí), rediseñar para eliminar esperas y retrabajos, automatizar los pasos basados en reglas y volver a medir. El hallazgo común en las operaciones de contenido es que entre el 60 y el 80 % del tiempo de ciclo se pierde en documentos y activos esperando a que alguien los encuentre, revise o apruebe.
La producción creativa, la aprobación de documentos y los procesos de publicación son objetivos ideales porque el desperdicio es evidente: confusión de versiones, activos recreados porque los originales no se encontraban y aprobaciones perdidas en el correo electrónico. Los repositorios centralizados con búsqueda mediante IA eliminan el problema de la localización; el enrutamiento automatizado y los registros de auditoría eliminan los problemas de espera y responsabilidad.
ioMoVo ataca los dos mayores cuellos de botella en los flujos de trabajo de contenido: la capacidad de búsqueda (búsqueda mediante IA en todo el sistema) y el enrutamiento (flujos de trabajo de aprobación automatizados con registros de auditoría), para que los equipos publiquen contenido en lugar de perder tiempo buscándolo. Consulta la página de flujos de trabajo de ioMoVo.
El tiempo de ciclo, la relación entre tiempo de ejecución y tiempo de espera, la tasa de aprobación a la primera y el porcentaje de retrabajo. Si solo mides el volumen de producción, estás optimizando lo incorrecto.
Por la mayor queja de los responsables del proceso; suele ser acertada, y se valida midiendo dónde se acumula realmente el tiempo.