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El software de gestión de solicitudes de registros públicos ayuda a las agencias gubernamentales a recibir, realizar el seguimiento y cumplir con las solicitudes de registros, conforme a la FOIA y las leyes estatales de registros públicos, dentro de los plazos legales: registrando las solicitudes, buscando registros en todos los repositorios, aplicando las redacciones necesarias, gestionando la revisión y aprobación, y generando un registro de auditoría defendible sobre cómo se gestionó cada solicitud.
Recepción y acuse de recibo dentro de los plazos legales; búsqueda en los registros de la agencia, lo cual solo funciona si dichos registros están indexados y son aptos para búsqueda mediante OCR; revisión y redacción de material exento (datos personales, contenido sensible para la seguridad); flujo de trabajo de aprobación; entrega al solicitante; y un registro de auditoría completo de las decisiones, redacciones y tiempos que pueda resistir una apelación o litigio. Los plazos son legales, por lo que la visibilidad de los cuellos de botella no es un lujo, es cumplimiento normativo.
El software de gestión de solicitudes es tan bueno como la capacidad de búsqueda de los registros que lo sustentan. Las agencias con décadas de escaneos sin OCR y archivos aislados no pueden cumplir con los plazos, independientemente de lo bueno que sea su software de seguimiento. La solución duradera combina la gestión de solicitudes con una base de registros donde todo, incluidos los escaneos antiguos, está indexado mediante OCR, clasificado y es apto para búsqueda, con la retención y el acceso ya regulados.
ioMoVo proporciona la base de registros con capacidad de búsqueda de la que depende el cumplimiento de los registros públicos, OCR multilingüe en archivos antiguos, acceso basado en clasificación, gobernanza de retención y registros de auditoría, desplegable en entornos aislados (air-gapped) a escala nacional. Consulte la página de gobierno de ioMoVo.
La FOIA establece plazos federales (generalmente 20 días hábiles) y los estados establecen los suyos propios; el software existe en gran medida para ayudar a las agencias a cumplirlos de manera defendible.
Generalmente porque los registros no son aptos para búsqueda; los archivos dispersos y sin OCR hacen que encontrar los documentos pertinentes sea lento. Solucionar la búsqueda resuelve la mayoría de los incumplimientos de plazos.