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El software de gestión de solicitudes FOIA ayuda a las agencias federales a procesar las solicitudes de la Ley de Libertad de Información dentro de los plazos legales, registrando y rastreando cada solicitud, buscando en los registros de la agencia, aplicando redacciones basadas en exenciones, gestionando la revisión y aprobación, y generando el registro de auditoría y los informes que la Ley y los organismos de supervisión exigen.
FOIA impone plazos estrictos (generalmente 20 días hábiles, con prórrogas definidas), nueve categorías de exención específicas que justifican la retención o redacción de información, números de seguimiento obligatorios y comunicación del estado, además de informes anuales al Departamento de Justicia sobre el volumen y los resultados de las solicitudes. El software gestiona este ciclo de vida: recepción y acuse de recibo, seguimiento de plazos con escalamiento, redacción basada en exenciones, revisión multinivel, producción y los informes que las agencias deben presentar.
Al igual que con todo cumplimiento de registros públicos, el software FOIA depende de la capacidad de búsqueda de los registros subyacentes. Una agencia no puede producir registros receptivos que no puede encontrar, y décadas de escaneos sin OCR en sistemas desconectados hacen imposible cumplir con los plazos. Combinar la gestión de solicitudes con una base de registros donde todo, incluido el material heredado, esté indexado mediante OCR y sea buscable, es lo que realmente permite respuestas oportunas y defendibles.
ioMoVo proporciona la base de registros buscables que requiere el cumplimiento de FOIA, OCR multilingüe en archivos heredados, acceso basado en clasificación y registros de auditoría, desplegable en entornos aislados (air-gapped) para agencias con requisitos de soberanía. Consulte la página de gobierno de ioMoVo.
Generalmente 20 días hábiles para agencias federales, con prórrogas limitadas para circunstancias inusuales; el software existe en gran medida para ayudar a cumplirlo de manera defendible.
Nueve categorías (seguridad nacional, privacidad personal, aplicación de la ley, entre otras) que permiten la retención o redacción de información; el software de solicitudes las aplica y documenta para cada respuesta.