.svg)
Un sistema de control de versiones de documentos registra cada cambio realizado en un documento a lo largo del tiempo, manteniendo un historial completo y ordenado, y garantizando que todos trabajen sobre la versión actual y autorizada. Sustituye el método de añadir sufijos a los nombres de archivo (v2, final, final_FINAL) por un único documento vivo cuya trayectoria completa —quién cambió qué, cuándo y por qué— es siempre recuperable.
Cada vez que se guarda un archivo, se crea una versión registrada con el autor, la fecha y hora, y una nota de cambio opcional. El sistema de entrada/salida (check-in/check-out) evita que dos personas sobrescriban el trabajo de la otra. Cualquier versión anterior puede visualizarse, compararse o restaurarse, y la versión actual es inequívoca: solo existe una y el sistema sabe cuál es. En contenidos regulados, las versiones son inmutables y el historial constituye un registro de auditoría, no solo una herramienta de conveniencia.
La confusión de versiones es costosa y, a veces, peligrosa: actuar basándose en un contrato sustituido, enviar una especificación obsoleta o aprobar una política caducada. En sectores como la fabricación, la sanidad y las finanzas, utilizar la versión incorrecta supone un incumplimiento normativo. El control de versiones hace que la versión actual sea ejecutable y que cada versión anterior sea auditable, convirtiendo una tarea de organización en un control de gobernanza.
ioMoVo gestiona versiones tanto de documentos como de contenido multimedia, ofreciendo un historial completo, funciones de entrada/salida, comparación y reversión, además de un historial inmutable para contenidos regulados, todo ello dentro de repositorios con registro de auditoría y control de permisos. Consulte la página de gestión de documentos de ioMoVo.
La copia de seguridad restaura datos perdidos a un punto en el tiempo; el control de versiones registra la evolución deliberada de un documento y le permite trabajar con cualquier estado anterior. Son problemas distintos que requieren herramientas diferentes.
Sí, las plataformas de gestión de activos avanzadas también controlan las versiones de contenido multimedia, lo cual es fundamental para las iteraciones creativas y los registros visuales regulados.
Es el conjunto de funciones de control de versiones integrado en un sistema de gestión documental (DMS), como la entrada/salida, el historial de revisiones y la reversión, descrito aquí como una capacidad propia del sistema y no como un producto independiente.