¿Por qué elegir la gestión de activos digitales para el archivado? 5 razones a considerar

Nuestra forma de preservar la historia ha cambiado. Las copias físicas ya no tienen que quedar escondidas, guardadas en cajas o cubiertas de polvo. En su lugar, convertimos los registros a formatos digitales e invertimos en archivos digitales para garantizar su seguridad. Ese es el futuro (y, para ser sinceros, el presente) del archivado y la preservación.

Pero, ¿qué es el archivado digital y por qué es importante? Descubrámoslo.

¿Por qué es importante archivar documentos?

Archivar documentos significa almacenar su información antigua (tanto digital como en papel) en un lugar seguro.

Es importante por varias razones:

• Evita la pérdida de datos
• Garantiza que solo las personas adecuadas tengan acceso a los documentos adecuados
• Mantiene los documentos organizados y accesibles
• Le ahorra un valioso espacio de almacenamiento en su oficina y en su servidor
• Asegura que su empresa cumpla con los requisitos legales de auditoría

¿Por qué usar la gestión de activos digitales (DAM) para el archivado?

Aunque puede archivar sus datos de muchas maneras, el DAM es una de las soluciones más innovadoras y avanzadas: no solo le ayuda a archivar sus datos de forma segura, sino también a conservarlos durante mucho tiempo. Estas son las razones por las que debería optar por un DAM para archivar sus archivos.

1. Datos bien organizados

Cuando los documentos se archivan correctamente, su personal tendrá un acceso fácil y seguro a la información que necesita, lo que se traduce en menos tiempos de inactividad y retrasos.

Muchas empresas optan por almacenar, mantener y recuperar sus registros mediante software de gestión de registros.

Un software de gestión de registros como ioMoVo ofrece varias ventajas, como:

• Puede consultar fácilmente documentos digitales desde cualquier lugar con conexión a internet.
• Puede recibir notificaciones en tiempo real cuando los empleados acceden a un documento, lo modifican o solicitan su recuperación.

2. Capacidades de búsqueda mejoradas

Mantener el orden se vuelve más difícil a medida que acumula más y más activos en sus enormes colecciones digitales. Un sistema DAM cuenta con funciones de búsqueda avanzadas que permiten a los usuarios buscar activos por palabras clave, fechas y otros criterios. Aunque haya millones de activos que revisar, encontrar lo que busca es tan sencillo como introducir una palabra clave y acotar la búsqueda con filtros. Estas características del DAM no solo dan a las empresas confianza en la gestión de sus archivos digitales, sino que también ofrecen una experiencia uniforme a los usuarios que buscan información.

3. Mayor seguridad: solo las personas adecuadas acceden a los documentos adecuados

Al archivar documentos digitales, puede protegerlos con contraseña para que solo determinadas personas tengan acceso a ellos. Los sistemas de gestión documental registran quién ha visto, editado o eliminado archivos, y ofrecen actualizaciones en tiempo real.

Los archivos en papel archivados son más seguros, ya que su proveedor de gestión documental se asegurará de que solo el personal autorizado tenga acceso a ellos. La empresa retirará los datos del almacenamiento y los entregará en mano a un empleado designado dentro de su organización.

Sin embargo, si ocurre lo peor y su empresa sufre un desastre natural que destruye todos sus registros en papel, un sistema electrónico de gestión documental como ioMoVo será fundamental en el proceso de recuperación.

4. Permisos de acceso flexibles

Gracias a la flexibilidad de un DAM en la nube, los archivos digitales son accesibles desde cualquier parte del mundo y en cualquier momento, pero no todos deberían tener el mismo nivel de permisos. Con un DAM, las organizaciones pueden crear un número ilimitado de grupos de usuarios y ajustar sus derechos y niveles de acceso, incluida su capacidad para acceder, compartir y descargar determinados conjuntos de activos. Esto otorga al propietario del DAM un control total sobre quién puede ver y descargar qué, además de registrar cuándo y quién accedió a los activos. Los activos también pueden compartirse de forma segura con personas que no son usuarios a través de una galería web en línea o de un portal con su marca, lo que les permite ver y descargar los archivos que necesitan.

5. Se acabó la pérdida de datos

Perder datos clave puede tener graves consecuencias para su empresa:

• Menor productividad: recuperar archivos perdidos puede llevar horas o días e impedir que su personal trabaje. Cuantos más documentos extravíe, más tiempo de inactividad sufrirá su empresa.
• Pérdida de la confianza de los clientes: si extravía o le roban archivos con datos personales de sus clientes, no solo se verá afectada su relación con ellos, sino que también podría enfrentarse a una sanción considerable.
• Incumplimiento de la ley: si se pierde información sensible o alguien accede a ella sin autorización, usted o su empresa podrían estar infringiendo el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Las posibles consecuencias incluyen procesos penales y multas elevadas.

La forma más sencilla de evitarlo es proteger sus documentos archivándolos en un sistema de gestión de activos digitales para archivos de confianza, como ioMoVo.  

ioMoVo ofrece funciones de archivado que garantizan un acceso sencillo a los documentos por motivos empresariales, legales o de auditoría. También ofrece un servicio de archivado, almacenamiento y gestión de registros altamente seguro. 

Puede obtener más información sobre cómo elegir un sistema DAM de archivado de confianza aquí o simplemente registrarse gratis.  

La gestión de activos de archivo de ioMoVo se centra en la preservación de contenidos multimedia e información para crear bibliotecas de archivo a largo plazo.  

Para más detalles, visítenos en el NAB Show de Las Vegas y le ofreceremos una solución en persona, mostrándole la tecnología que utiliza ioMoVo para resolver problemas críticos en el mundo digital. También puede contactarnos y nuestro equipo le ofrecerá una demostración gratuita.