Las 5 mejores soluciones de sistemas de gestión de activos multimedia para pequeñas empresas

Como bien sabe cualquier pequeña empresa, el contenido visual es una poderosa herramienta de marketing. Sin embargo, tener miles de fotos y vídeos sin una forma sencilla de mantenerlos organizados puede llevar rápidamente a una pérdida de tiempo y de oportunidades. Un sistema de gestión de activos digitales (MAMS, por sus siglas en inglés) es un espacio centralizado para almacenar, etiquetar y realizar un seguimiento de todos los activos digitales de su empresa. Es una herramienta indispensable para que las pequeñas empresas obtengan más valor de su contenido multimedia. A continuación, presentamos los cinco sistemas de gestión de activos digitales esenciales que le permitirán ahorrar tiempo y almacenar su valiosa información para superar las necesidades de su negocio.  

Explicación de los sistemas de gestión de activos digitales (MAMS)

Una solución de gestión de activos digitales es un software que ayuda a las organizaciones a almacenar, organizar y realizar un seguimiento del uso de sus archivos multimedia digitales. Las pequeñas empresas suelen tener una colección creciente de fotos, vídeos, archivos de audio y otros activos digitales que deben ser fáciles de buscar, encontrar y reutilizar entre equipos y proyectos.

Los MAMS ofrecen la capacidad de cargar, etiquetar y categorizar contenido digital en un repositorio central en línea. Los activos pueden etiquetarse con metadatos descriptivos como palabras clave, fechas y categorías. Esto facilita a los usuarios la búsqueda de una foto, vídeo o clip de audio específico, incluso de años anteriores. Los MAMS también ayudan a gestionar las versiones de los archivos y a establecer flujos de trabajo para revisar y aprobar los activos.

Las características clave incluyen:

• Asignación de permisos, lo que significa que solo determinados miembros del personal pueden acceder a proyectos o carpetas.  
• Los MAMS suelen incluir informes de uso sobre la frecuencia con la que se descargan o incrustan los activos en los sitios web. Esto ayuda a realizar un seguimiento del retorno de la inversión de los esfuerzos de creación de contenido digital.  
• Los MAMS aportan estructura y procesos a lo que puede convertirse rápidamente en un desorden de archivos digitales. Permiten que todo el personal pueda encontrar y aprovechar fácilmente el trabajo previo.

Criterios de selección

Al evaluar diferentes soluciones de gestión de activos digitales, las pequeñas empresas deben considerar varios factores clave para asegurarse de elegir la solución adecuada, entre ellos los siguientes:

• Coste y modelo de precios. Los MAMS pueden variar significativamente de precio según las funciones, el espacio de almacenamiento, el número de usuarios y otros factores. Considere los costes iniciales y los recurrentes.
• Interfaz fácil de usar. El software de gestión de activos digitales debe tener un diseño intuitivo y fácil de usar; por lo tanto, los empleados pueden volverse competentes rápidamente sin necesidad de una formación exhaustiva.
• Acceso móvil. Busque MAMS que permitan cargar, navegar y descargar activos desde dispositivos iOS y Android.
• Escalabilidad. Asegúrese de que el sistema pueda crecer junto con su empresa a medida que su biblioteca multimedia y el tamaño de su equipo se expandan con el tiempo.
• Nube o local. Determine si el acceso en línea basado en la nube o una instalación en un servidor local se adapta mejor a la configuración de TI y a las necesidades de seguridad de su organización.
• Capacidad de almacenamiento. Evalúe las capacidades de almacenamiento incluidas y los costes por exceder las asignaciones para cubrir los requisitos de almacenamiento a largo plazo de sus activos.
• Metadatos personalizables. Opciones flexibles para aplicar campos de metadatos personalizados adaptados a su empresa y a sus tipos de activos.

Elegir el MAMS adecuado requiere sopesar estos diversos factores para garantizar que se satisfagan las necesidades específicas y el presupuesto de su empresa.

Las 5 mejores soluciones de sistemas de gestión de activos digitales

Las organizaciones necesitan formas eficientes de almacenar, organizar y compartir grandes volúmenes de contenido multimedia. Desde equipos de marketing que distribuyen recursos en sitios web hasta estudios de producción que colaboran en proyectos de video, los archivos digitales requieren acceso y gestión centralizados. Aquí es donde los sistemas de gestión de activos multimedia (MAM) aportan un gran valor. Para los administradores, los MAM ofrecen controles sobre campos personalizados, roles de usuario, seguridad y análisis del uso de los activos. Este resumen examina cinco de las principales plataformas MAM utilizadas habitualmente por equipos de marketing, creativos y de medios.

Plataforma de gestión de activos multimedia de ioMoVo

La plataforma de gestión de activos multimedia de ioMoVo es una solución totalmente basada en la nube que permite a los equipos de medios almacenar, organizar y compartir activos digitales de forma centralizada. Los usuarios pueden cargar archivos por lotes desde su computadora o vincular activos desde fuentes externas como Dropbox. Los activos, como imágenes, videos, documentos, modelos 3D y más, pueden categorizarse mediante campos de metadatos personalizables. Posteriormente, los miembros del equipo pueden encontrar rápidamente los activos mediante la potente herramienta de búsqueda.

Los activos se organizan en carpetas personalizables que imitan las estructuras del mundo real, lo que facilita la navegación por grandes bibliotecas. Los usuarios pueden añadir palabras clave descriptivas, descripciones y otros atributos a los activos para mejorar su capacidad de búsqueda. Los permisos basados en roles controlan quién puede ver, cargar y realizar cambios. Los activos pueden compartirse de forma segura internamente solo con usuarios aprobados o externamente mediante códigos incrustados y enlaces.

Para la colaboración, ioMoVo permite comentar los activos y notificar a los compañeros de equipo sobre las cargas. No es necesario descargar los activos, ya que pueden previsualizarse en línea. Los administradores supervisan la marca personalizada, los flujos de trabajo configurables y los análisis de uso exhaustivos. Las integraciones con sitios, plataformas de realidad virtual/aumentada y herramientas creativas permiten la distribución de activos. En general, ioMoVo ofrece una solución integral para una colaboración eficiente con activos digitales.

Adobe Experience Manager Assets

Como pilar de gestión de activos de AEM, Adobe Experience Manager Assets permite a los equipos creativos y de marketing almacenar, organizar y compartir cualquier tipo de archivo digital. Los usuarios pueden cargar activos de forma masiva o individual desde computadoras de escritorio o mediante enlaces desde fuentes en la nube como Creative Cloud o terceros.

Los activos se organizan en una estructura de carpetas personalizable dentro de la interfaz que refleja la forma en que se organiza habitualmente el trabajo creativo. Los perfiles de metadatos pueden adaptarse a las necesidades específicas de la industria o del cliente. Los equipos siguen procesos de aprobación para garantizar que solo los activos revisados y aprobados sean visibles para los usuarios externos.

Las potentes capacidades de búsqueda ayudan a los usuarios a encontrar activos rápidamente. Las vistas previas integradas permiten ver los archivos sin necesidad de descargarlos. Los enlaces, los códigos incrustados y la herramienta de capas de AEM facilitan la entrega de píxeles a los sitios. También se puede acceder a los activos directamente desde las aplicaciones de Adobe Creative Cloud. Los análisis proporcionan información sobre el uso de los activos. En general, AEM Assets agiliza los flujos de trabajo de activos digitales para plataformas y experiencias de marketing complejas.

Bynder

Las herramientas de gestión de activos multimedia de Bynder permiten la gestión centralizada de activos digitales a escala global. Los activos de cualquier fuente, como fotos, videos, logotipos y documentos, pueden cargarse directamente o vincularse desde ubicaciones externas mediante puntos finales de URL. Los esquemas de metadatos y las taxonomías personalizables ayudan a clasificar los activos de forma coherente.

Los activos se organizan en colecciones y carpetas dentro de una estructura intuitiva. Los sofisticados flujos de trabajo de permisos y aprobación garantizan que las personas adecuadas accedan a los activos correctos en el momento preciso. Las potentes capacidades de búsqueda permiten encontrar rápidamente los activos relevantes.

Bynder ofrece una API flexible y cuenta con más de 100 integraciones, incluidas conexiones directas con Adobe Creative Cloud, Sitecore, Squarespace y otras. Esto permite acceder a los activos, descargarlos y compartirlos directamente en el contexto de las aplicaciones empresariales relacionadas. Los códigos incrustados, los enlaces y las incrustaciones directas ayudan a distribuir los activos a través de puntos de contacto digitales propios y ganados. Los análisis exhaustivos ayudan a evaluar el uso y el rendimiento de los activos.

Canto

Canto proporciona un centro centralizado para todos los activos digitales, con potentes funciones de búsqueda y recuperación. Admite más de 500 formatos de archivo de forma nativa. Los archivos multimedia, como videos, imágenes y documentos, pueden cargarse por lotes o vincularse desde fuentes externas. Los metadatos, como subtítulos, descripciones y etiquetas, mantienen los activos bien organizados y fáciles de encontrar.

A los usuarios se les asignan roles únicos que controlan los permisos. Los activos fluyen a través de flujos de trabajo personalizables, desde la ingesta hasta la publicación. Un conjunto de herramientas modular permite la personalización según las necesidades empresariales específicas. La inteligencia artificial y el reconocimiento facial mejoran los metadatos. Las integraciones con plataformas CMS como WordPress y Drupal agilizan la entrega de activos.

La interfaz adaptable de Canto se ajusta a cualquier dispositivo. Los recursos pueden previsualizarse sin necesidad de descargarlos. Los códigos de inserción, los enlaces y un generador de catálogos visuales facilitan el intercambio de recursos a través de sitios web y otros destinos en línea. Sus completas herramientas de análisis ofrecen visibilidad sobre el rendimiento y el uso de los recursos. Canto proporciona el centro neurálgico para gestionar y distribuir de forma eficiente todos los activos de contenido digital.

Acquia DAM (Widen)

Originalmente conocido como Widen, Acquia DAM ofrece un centro centralizado para activos digitales en Drupal, potenciando sitios web a gran escala, intranets y experiencias de cliente. Los usuarios pueden cargar recursos desde su escritorio o vincularlos externamente a fuentes en la nube. Los esquemas de metadatos personalizables garantizan la coherencia en la descripción de los recursos.

Las carpetas se utilizan para agrupar los recursos de forma lógica, permitiendo al mismo tiempo opciones de clasificación flexibles. Los recursos pasan por procesos de aprobación definidos para mantener la calidad y la imagen de marca. Los permisos basados en roles regulan el acceso de los usuarios. Sus potentes capacidades de búsqueda ayudan a localizar rápidamente recursos en bibliotecas extensas.

Las herramientas de análisis proporcionan información sobre el uso y el rendimiento de los recursos. Los códigos de inserción y las herramientas de enlace permiten distribuir los recursos en sitios web y aplicaciones. Las integraciones se conectan directamente con Drupal para ofrecer una experiencia unificada. Algunos módulos seleccionados amplían la funcionalidad, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). En conjunto, Acquia DAM agiliza los flujos de trabajo para experiencias digitales complejas impulsadas por Drupal.

Conclusión

La implementación de un sistema de gestión de activos multimedia permite a las pequeñas empresas dejar de lidiar con unidades desorganizadas llenas de fotos y vídeos. Los MAMS aportan estructura y eficiencia al centralizar todos los activos digitales en un repositorio en línea fácil de consultar. Tanto si sus necesidades pasan por el almacenamiento básico de archivos, flujos de trabajo colaborativos, análisis o escalabilidad, las principales soluciones MAMS aquí analizadas ofrecen excelentes opciones que se adaptan a diversos presupuestos y requisitos. Elegir la solución adecuada en función de los objetivos empresariales, las necesidades de los usuarios y la flexibilidad de precios permite a una pequeña empresa tomar finalmente el control de su biblioteca multimedia. Un uso adecuado de los MAMS agiliza la reutilización de contenidos para reforzar las iniciativas de marketing durante años.

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